نبذة تعريفية
تعد الشعبة من الركائز الاساسية وهي المسؤولة عن ادارة شؤون طلبة الدراسات العليا في كلية اللغات وحل المعوقات التي تواجه مسيرة طلبة الدراسات العليا منذ قبولهم وحتى حصولهم على الشهادة من خلال تعاون وثيق ومثمر بين السيد العميد والسيد معاون العميد للشؤون العلمية والدراسات العليا ومدير شعبة شؤون طلبة الدراسات العليا ومنتسبي الشعبة والسادة رؤوساء الاقسام العلمية الذين يشكلون حلقة رصينة متكاملة.
الرؤية:
تعمل شعبة الدراسات العليا في مجال تخصصها الاداري على انجاز كافة معاملات ومتعلقات طلبة الدراسات العليا وتمثل حلقة الوصل بين الاقسام العلمية والكلية وبين الجامعة في كل ما يتعلق بشؤون الدراسات العيا للنهوض بالمستوى العلمي والتعليمي بما يخدم الكلية.
الرسالة:
الارتقاء ببرامج الدراسات العليا في الاقسام العلمية وفق الضوابط والتعليمات بالشكل الذي ينعكس على مستوى طالب الدراسات العليا ليكون كفوءا قادراعلى تحمل المسؤولية التي تنجم عن حصوله على الشهادة العليا داخل العراق وانتاج مخرجات تلبي احتياجات المجتمع وسوق العمل وتزويد الاقسام العلمية بكافة الكتب الرسمية والتبليغات التي تتضمن الضوابط والتعليمات الخاصة بالدراسات العليا والكتب الموجهة من قبل الجامعة والوزارة .
الاهداف:
- انجاز كافة المعاملات لطلبة الدراسات العليا المستمرين بالدراسة واصدار الوثائق للخريجين والارتقاء بمستوى جودة الخدمة المقدمة للطلبة.
- اتباع كافة الوسائل لتوفير متطلبات الطلبة وحل جميع المشاكل والمعوقات التي قد تواجههم اثناء الدراسة.
هيكلية الشعبة
ترتبط الشعبة بالسيد معاون العميد للشؤون العلمية والدراسات العليا ويوجد مدير للشعبة يمارس الصلاحيات المخولة له لتسيير العمل بالشكل المطلوب وتتألف من الوحدات الادارية التالية:
وحدة التسجيل والقبول: تقوم هذه الوحدة بتنظيم عملية التقديم والقبول للمتقدمين للدراسات العليا في الكلية ومتابعة كل مايتعلق بها من اعلان الضوابط والتي يتم تحديثها سنويا من قبل وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ومتابعة خطة القبول والخلفيات العلمية وادخالها في المنظومة التابعة للجامعة المرسلة الينا من الاقسام العلمية وتدقيقها بما يتناسب مع تعليمات الدراسات العليا لاستحصال الموافقات الاصولية لفتح الدراسة، وتدقيق نتائج القبول بعد استلامها من الجامعة وتدقيق ملفات المقبولين واصدار اوامرالمباشرة للطلبة المقبولين وألغاء قبول الطلبة الذين لم يباشروا بالدراسة ومتابعة شؤون الطلبة من المرحلة التحضيرية حتى حصولهم على الشهادة.
وحدة الارشفة الالكترونية: تقوم هذه الوحدة بأرشفة اضابير طلبة الدراسات العليا الكترونيا وارشفة سجلات الدرجات.
وحدة اصدار الوثائق وصحة الصدور: تقوم هذه الوحدة باصدار الوثائق بالدرجات باللغة العربية واللغة الانكليزية والشهادات الجدارية وتصديقها من قبل الجامعة واصدار تاييدات التخرج وصحة صدورها عن طريق نظام صحة الصدور المؤمنة الالكترونيا (الباركود).
وحدة السجلات والوثائق: تقوم هذه الوحدة بأعداد الوثائق من سجلات الدرجات وتدقيقها ومتابعة اكمال الوثائق وحفظ جميع الكتب الرسمية في الاماكن المخصصة وحفظ جميع الاوامر الادارية الخاصة بالطلبة في اضابيرهم.
مهام شعبة الدراسات العليا
اجراءات القبول والتسجيل
- ادخال الخلفيات العلمية في منظومة الدراسات العليا التي تم اعدادها من قبل الجامعة وادخال درجة الامتحان التنافسي.
- استلام ملفات المتقدمين للدراسات العليا وتدقيق الوثائق والمستمسكات المطلوبة من قبل لجنة الارشاد والقبول في شعبة الدراسات العليا.
- تنظيم اجراءات الامتحان التنافسي للمتقدمين بالتنسيق مع الاقسام العلمية وتشكيل لجنة الامتحان التنافسي ولجان المقابلة.
- تدقيق اسماء المقبولين بعد استلامها من الجامعة واصدار الاوامر الادارية استنادا الى الامر الجامعي بالقبول.
- اكمال اضابير الطلبة المقبولين واجراء صحة الصدور لجميع الوثائق واصدار هويات للطلبة المقبولين وتزويد دوائرهم بكتب رسمية حول قبولهم ومباشرتهم بالدراسة لغرض تزويدنا بالاجازات الدراسية للطلبة (الموظفين).
- متابعة مباشرة الطلبة المقبولين والغاء قبول من تجاوز الفترة القانونية للمباشرة (اسبوع واحد) واعلام الجامعة بذلك لاحلال الاحتياط.
اجراءات الدوام في السنة التحضيرية
- بعد دوام الطالب خمسة عشر اسبوعا يتم تحديد موعد الامتحانات النهائية للفصل الاول استنادا الى التقويم الجامعي الذي تصدره وزارة التعليم العالي والبحث العلمي واعداد جدول الامتحان النهائي بالتنسيق مع الاقسام العلمية وتهيئة القاعات الدراسية وختم الدفاتر الامتحانية وتسليمها الى الاقسام العلمية.
- اصدار الاوامر الادارية بتشكيل اللجان الامتحانية التي تردنا من قبل الاقسام العلمية.
- استلام نتائج الامتحانات من الاقسام العلمية وفق نموذج استمارة تم اعدادها لهذا الغرض وتدقيقها واحتساب المعدلات من قبلنا ثم ارسال النتائج الى مجلس الكلية لغرض المصادقة عليها ومن ثم اعلانها للطلبة.
- التوصية بأنهاء علاقة الطالب الراسب في اكثر من نصف مواد الفصل الاول واصدار الامر الاداري بعد اقراره من قبل مجلس الكلية والجامعة.
اجراءات الدوام في مرحلة البحث
- اصدار امر اداري بعناوين الرسائل والاطاريح وتسمية السادة المشرفين لهم بعد التوصية من قبل اللجنة العلمية في القسم واقرارها في مجلس الكلية.
- متابعة التقارير الشهرية لدوام الطالب ومراجعة الاستاذ المشرف وفق استمارة خاصة يتم تزويد القسم العلمي بها لغرض معرفة مدى تواصل الطالب مع الاستاذ المشرف ومدى نسبة انجازه للرسالة او الاطروحة شهريا وحفظها في اضبارة الطالب بعد تدقيقها.
- متابعة طلبة الدراسات العليا من حيث المدد الزمنية وتفرغهم للدراسة وفق الانظمة والتعليمات واستلام طلبات التمديد الاول والثاني من قبل الطلبة واعداد السيرة الدراسية من قبلنا لاقرارها في مجلس الكلية واستحصال الموافقات الاصولية ليتسنى لنا اصدار الاوامر الادارية الخاصة بالتمديدات.
- متابعة الاجازات الدراسية للطلبة الموظفين ومتابعة تسديد اجور النفقة الخاصة من قبل الطلبة.
- متابعة الحلقات الدراسية (السمنارات) لكل طالب وبواقع (ثلاثة) حلقات دراسية منذ تسمية العنوان ولحين تسليم الرسالة اوالاطروحة للمناقشة.
- اصدار الامر الخاص بلجنة الاستلال بعد تسليم الرسالة اوالاطروحة من قبل الطالب الى القسم العلمي و تشكيل لجنة الاستلال.
- بعد الاستلال يتم تزويدنا باسماء المقيمين العلميين من قبل القسم العلمي ويتم مخاطبتهم بكتاب رسمي من قبلنا لغرض تقييم الرسالة.
- بعد تشكيل لجنة المناقشة من قبل القسم العلمي واقرارها في مجلس الكلية يتم اصدار الامر الاداري الخاص بالمناقشة من قبلنا وارساله مع الرسالة وبقية المتطلبات الى الوزارة.
- أعداد محاضر المناقشة مع السيرة الذاتية و تقرير الخبير العلمي واستمارة الاستلال للطالب وتسليمها الى لجنة المناقشة.
اجراءات التخرج والحصول على الامر الجامعي
يتطلب الحصول على الامر الجامعي الخاص بالتخرج والحصول على شهادة الماجستير اوالدكتوراه بأعتماد نظام الخريجين الالكتروني المعتمد من قبل الجامعة وفق الاجراء التالي الذي يتم العمل به في شعبة الدراسات العليا:
- بعد انتهاء المناقشة يقوم الطالب بالتعديلات التي تمت التوصية بها من قبل لجنة المناقشة.
- توقيع الرسالة / الاطروحة من قبل لجنة المناقشة وتجليد نسخ منها وتوزيعها على المكتبات المطلوبة.
- استلام كتاب من القسم العلمي بأنتهاء الاشراف لغرض اصدار امر اداري بذلك.
- براءة ذمة الطالب بتسليم نسخ الرسائل للمكتبات (استمارة تم اعدادها من قبل الشعبة).
- براءة ذمة الطالب من اموال الكلية لطلبة النفقة الخاصة (كتاب رسمي من قبل الشعبة).
- استلام هوية الطالب.
- نسخة من اقرار المشرف ولجنة المناقشة.
بعد اكمال الطالب للمتطلبات في اعلاه يتم ارسال محضر المناقشة والدرجات ومعدل الطالب بكتاب رسمي الى مجلس الكلية للتوصية بمنح الشهادة والمصادقة عليها من قبل مجلس الجامعة.
يتم ارسال المصادقة على منح الشهادة من قبل جامعة بغداد / قسم الدراسات العليا، بعد ذلك نقوم بارسال معاملة التخرج وفق نظام الخريجين الالكتروني بعد عمل سكنر للمستمسكات التالية:
- التوصية بمنح الشهادة في مجلس الكلية مؤشر فيها اسم الطالب.
- مصادق الجامعة على منح الشهادة.
- الامر الجامعي بقبول الطالب.
- محضر ودرجات المناقشة.
- استمارة المقومين العلميين.
- السيرة الدراسية للطالب (يتم اعدادها من قبل شعبة الدراسات العليا).
- بيانات الطالب منذ قبوله الى مناقشته (تنظم من قبل شعبة الدراسات العليا).
- تعهد من قبل الطالب بالاسم الذي يظهر في جواز السفر او هوية الاحوال المدنية للطالب.
- وصولات النفقة الخاصة مع براءة الذمة (كتاب رسمي من قبل شعبة الدراسات العليا).
- وصل قبول نشر البحث.
- الايميل الرسمي للطالب.
بعد ذلك يتم ارسال الامر الجامعي على ايميل الطالب من قبل الجامعة بعد اكماله.
مهام اخرى
- ارشفة اضابير طلبة الدراسات العليا الكترونيا واعداد سجلات الدرجات الاساسي (الماسترشيت) الالكتروني لغرض تسهيل اصدار الوثائق والحفاظ عليها.
- اعداد وتحديث قاعدة بيانات الطلبة الخريجين.
- مخاطبة الجامعة والدوائر الرسمية كافة والاقسام العلمية والوحدات الادارية والاجابة على الكتب الواردة للشعبة (استفسارات، بيان رأي، الخطة الخمسية، انهاء علاقة، تشكيل لجان، احصائيات، الخ…).
- اعتماد نظام التصحيح الالكتروني Bubble Sheet System)) للامتحان التنافسي للطلبة المتقدمين للدراسات العليا مع التصحيح الورقي.
- اصدار دليل الرسائل والاطاريح يحتوي على اسماء الخريجين وعناوين بحوثهم واسماء المشرفين وتاريخ التخرج.
- اعداد الاحصائيات والتقارير السنوية التي ترسل الينا من فبل شعبة التخطيط والدراسات.
- الاوامر الادارية التي يتم اصدارها من قبل الشعبة (اوامر القبول، اوامر المباشرة، انهاء العلاقة، الانسحاب من الدراسة، الغاء القبول، تشكيل لجان الاستلال، تشكيل لجان المناقشة، تشكيل لجان الامتحان التنافسي، تشكيل لجان الارشاد والقبول، تشكيل اللجان الامتحانية المركزية للفصلين الاول والثاني، تأجيل الدراسة، تمديد مدة الدراسة، تسمية عناوين الرسائل والاطاريح، انهاء الاشراف).